Com a melhoria da saúde pública, as pessoas estão voltando a viajar. Isso é ótima notícia para quem trabalha na hoteleira e no turismo! No entanto, o momento ainda exige cautela, já que os clientes precisam se sentir seguros na viagem e na estadia. É exatamente nesse aspecto que um sistema de check-out e check-in online no hotel vai fazer a diferença.
Pensando na relevância atual desse assunto, criamos este artigo para te explicar tudo de forma atenciosa. Mas já adiantando parte da nossa conversa, saiba que a boa experiência do hóspede é questão de sobrevivência para qualquer hotel ou pousada. E, para suprir as expectativas dele, é imprescindível contar com tecnologias que facilitem os processos.
Então, se você deseja investir em melhorias na gestão hoteleira e garantir seu espaço nesse mercado nos próximos anos, precisa conferir o texto até o final. Continue a leitura!
O que é Check-in online para hotéis?
O check-in online para hotéis nada mais é do que um ambiente que coleta as informações dos seus hóspedes para antecipar o check-in no balcão. É como se o hóspede preenchesse seus dados no balcão do hotel, mas com o check-in isso ocorre de forma online. Você pode enviar o convite através do e-mail ou WhatsApp do seu hóspede. Assim, agiliza o processo de entrada no hotel.
Por que seu hotel deve adotar o Check-in online?
Imagine um indivíduo que viajou o dia todo de avião, enfrentou filas e escalas, táxis e engarrafamentos para, finalmente, chegar ao destino. Nessas condições, qual o nível de disposição — e de empatia — para enfrentar uma fila ou preencher formulários de check-in tradicionais?
Essa é uma realidade muito comum, principalmente para quem viaja a trabalho e, por isso, aprendeu a valorizar cada segundo de tempo economizado para descansar e relaxar. Logo, proporcionar rapidez e eficiência na chegada ao hotel pode influenciar bastante a satisfação de seu hóspede.
Sem contar também que estamos no meio de uma pandemia, onde o contato social não é mais o mesmo. Aglomerações em recepções não já não eram legais, hoje pode espantar seus hóspedes.
As vantagens não acabam por aí. Com todos os dados do cliente em mãos, você pode utilizar para fazer um bom marketing para seu hotel, como envio de promoções para seus clientes, lembretes de dias especiais como aniversários e datas comemorativas.
Qual a importância da experiência do hóspede?
Falar em experiência do hóspede é falar nas sensações e percepções que ele tem durante todos os pontos de contato com o hotel ou a pousada. Para visualizar melhor a definição, analise todos os passos que a pessoa precisa dar quando decide o destino da viagem. Alguns possíveis podem ser:
- pesquisar os bairros. Por exemplo: qual deles atenderia melhor às necessidades? Será que a pessoa prefere um local nobre e seguro, ainda que distante do centro? Ou, no caso dela, é melhor um bairro que fique mais próximo de tudo? Mesmo que o seu hotel não fique no local de preferência dela, ele pode ser consultado;
- analisar e comparar os hotéis e pousadas próximas. A pessoa pode se fazer perguntas do tipo: em qual terei mais conforto? Será que o mais barato realmente vale a pena?
- verificar se existem avaliações de outros hóspedes. Nesse momento, a pessoa observa as opiniões relacionadas às experiências alheias. Se houver muitas avaliações negativas, pode desistir do local;
- entrar em contato com o hotel e fazer a reserva. Aqui, ela escolhe o canal que preferir. Por exemplo: telefone, WhatsApp, e-mail;
- no dia marcado, chegar ao local e fazer check-in;
- durante a estadia, observar os detalhes que mais importam para ela. Por exemplo: comodidade, conforto, limpeza, segurança, praticidade;
- ao ir embora, analisar todos os processos envolvidos: celeridade no check-out e gentileza dos funcionários.
Podem existir outros passos, claro. No entanto, a mensagem que queremos passar aqui é: todos os momentos — antes, durante e após a estadia — fazem parte da percepção do seu hóspede. Por isso, melhorar quaisquer dos processos faz diferença na experiência. Assim, inserir o procedimento de check-out e check-in online no hotel dará muitos pontos positivos.
Como a experiência do hóspede se relaciona com o check-out e o check-in online no hotel?
O check-in online é uma modalidade moderna e cresce cada vez mais na rede hoteleira. A ideia é possibilitar ao hóspede dar entrada na estadia com a maior facilidade possível.
Ainda explicaremos o passo a passo do check-in online lá na frente, mas, de forma resumida, o cliente recebe uma mensagem via e-mail ou WhatsApp. Onde ele estiver, preenche os dados e confirma a estadia.
Isso agiliza o processo de entrada — assim também como o de saída — e descarta aquela burocracia de precisar aguardar longos minutos no balcão da recepção. Tendo em mente que boa parte dos viajantes chegam cansados e desejando uma acomodação, eliminar esse processo da espera já começa a proporcionar percepções positivas, mesmo antes de entrarem no quarto.
O processo de check-out é semelhante, não necessitando que o hóspede aguarde muito tempo antes de ir embora. Isso também faz diferença, pois poucos minutos no aguardo já são capazes de prejudicar a viagem, pelo risco de fazer a pessoa perder o voo.
Quais as vantagens do checkout e do check in online no hotel?
Possibilitar o check-out e o check-in online no hotel é importante, como você percebeu. Mas saiba que o tipo de sistema usado nesses procedimentos também faz diferença!
Você encontrará várias opções no mercado, porém não são todas iguais. O software da Silbeck, o Smart Check-In, é criado por especialistas em tecnologia e que entendem gestão hoteleira. Assim, além de moderno e funcional, foca na experiência do hóspede.
Confira mais detalhes sobre as vantagens da Silbeck no check-out e check-in online do hotel!
Agilidade no atendimento
O Smart Check-In automatiza processos, especialmente aqueles considerados mais cansativos para o hóspede. As fichas de cadastro já são realizadas antes mesmo da chegada ao hotel. Além disso, ele não precisa repetir a mesma informação várias vezes, nem aguardar em filas.
Sabendo que todo mundo ainda precisa evitar aglomerações, ainda mais em ambientes fechados, esse detalhe é essencial para proporcionar confiança e cativá-lo logo no começo.
No entanto, mesmo após não haver mais necessidade de seguir os protocolos de saúde, saiba que a agilidade no atendimento e nos serviços sempre será um aspecto valorizado por qualquer cliente. Logo, em qualquer cenário, você só terá a ganhar.
Centralização de informações
O sistema de check-out e check-in online do hotel solicita algumas informações dos hóspedes. Isso facilita ao hotel ou à pousada centralizar dados importantes. Juntamente com a pesquisa de satisfação, que poderá ser realizada após o check-out, é uma ótima forma de conhecer mais profundamente os clientes, ampliando as possibilidades de entender as preferências deles.
Com o tempo, é possível personalizar ainda mais a jornada do hóspede, o que ajudará a aumentar a fidelização e atrair novos clientes.
Melhoria da reputação do hotel no mercado
Não adianta fugir! Hoje, com o aumento de opções, o cliente não quer perder tempo (e dinheiro) com estabelecimentos que não entregam qualidade e tudo o que foi prometido nos serviços. Aliás, dependendo do quão negativa foi a experiência, é possível que ele faça reclamações na internet e alerte seus conhecidos para evitar determinada marca.
Assim, é necessário adequar-se às demandas do mercado, sempre tentando satisfazer o hóspede e, ainda, propiciando mais vantagens que a concorrência. Afinal, são elas que fazem o consumidor dar preferência ao seu hotel, em vez de outros.
Ao ter mais informações a respeito dos seus clientes e, a partir disso, melhorar a jornada de experiência dele, a reputação do hotel também melhora.
Possibilidade de aumentar estratégias de vendas
Da mesma forma que outros nichos (como lojas online e clínicas de saúde) estão aproveitando a oportunidade de ferramentas de tecnologia para aumentar as estratégias de marketing e vendas, hotéis e pousadas também precisam fazer isso.
Ao conhecer melhor as necessidades dos hóspedes, entender o que não gostam e descobrir desejos, também é possível criar táticas de crescimento. Algumas ideias podem ser:
- programa de fidelidade com descontos progressivos ou obtenção de benefícios (como café da manhã, ingresso a pontos turísticos, traslado para o aeroporto) a cada nova hospedagem;
- abatimento no valor de futuras estadias ao indicar o hotel a amigos, o que é uma forma de estimular o marketing de recomendação;
- alterações nos quartos de modo a proporcionar mais conforto (por exemplo: será que ter um pequeno frigobar faria muita diferença? Ou será que esse perfil de hóspedes não se importa muito com isso);
- mudanças no cardápio do café da manhã, seguindo os interesses dos hóspedes (por exemplo: será que gostam de opções leves e saudáveis? Ou preferem algo no estilo brunch?);
- todas as informações coletadas pelo sistema de check-in online no hotel, inclusive as que respondem às perguntas dos tópicos anteriores, podem servir para o marketing digital do hotel: criar anúncios online, fazer conteúdos para redes sociais, descobrir os melhores gatilhos mentais e segmentar melhor os consumidores.
Aumento na segurança
A segurança do hóspede aqui se refere tanto a evitar filas e aglomerações na entrada do hotel e da pousada quanto a garantir proteção aos dados deles e do próprio estabelecimento, de acordo com os critérios da LGPD.
A solução da Silbeck de check-out e check-in online no hotel proporciona segurança nesse sentido também, evitando fraudes, roubos de dados e exposições indevidas. Isso tudo é fundamental para garantir sua credibilidade e diminuir as chances de futuros danos à imagem da marca.
Navegação amigável
Além de tudo, o Smart Check-In da Silbeck conta com um sistema intuitivo e responsivo. O hóspede pode acessá-lo por qualquer dispositivo, sem presença de falhas ou de problemas. Os funcionários não terão complicações ao precisar verificar alguma informação ou confirmar um cadastro.
Eficiência nos processos internos
Não são apenas os hóspedes que se beneficiam do check-in online para hotéis, é uma maneira muito segura de melhorar a eficiência dos processos internos.
O check-in e o check-out são procedimentos que consomem o tempo do funcionário e, se forem manuais, podem causar conflitos. Portanto, é importante integrar totalmente o check-in online ao sistema do hotel, e ao reservar um quarto outras pessoas não poderão mais acessar o site.
Isso ajudará a organizar e evitar que os profissionais “percam” muito tempo em tarefas operacionais que podem ser automatizadas.
Como funciona o check in online no hotel com o sistema da Silbeck?
Ele é prático e fácil. Confira:
- na véspera da reserva, o hóspede recebe mensagem (por WhatsApp ou e-mail) pedindo para que confirme a estadia e faça o check-in online no hotel;
- no link da mensagem, ele preenche a ficha de cadastro;
- no dia de dar entrada no hotel, ele recebe a mensagem de boas-vindas;
- na recepção, ele só precisará escanear um QRCode.
Para o hotel, o programa pode ser acessado pelo próprio sistema de gestão hoteleira, permitindo um controle completo do fluxo de hospedagem, podendo agilizar a arrumação do quarto e viabilizando ao gestor acompanhar tudo mesmo de longe.
Enfim, adotar o check-out e o check-in online no hotel precisa fazer parte dos investimentos de quem deseja ver o estabelecimento crescer e se destacar no mercado. Tenha em mente a necessidade de garantir sempre boas experiências aos hóspedes, pois esse é o passo fundamental para conquistar espaço nesse mercado competitivo.
Gostou de ficar por dentro da tecnologia de check-out e check-in online no hotel? Então, conheça o sistema da Silbeck e saiba como podemos te ajudar a ter mais sucesso!