Quem trabalha com o setor de hotelaria sabe muito bem que o relacionamento com o cliente é essencial. Tanto para manter e conquistar novos clientes quanto para manter a boa reputação da sua empresa, o hoteleiro deve ter uma relação direta com o relacionamento com o cliente. Os hóspedes devem ser o coração que continua a fazer toda a estrutura do negócio funcionar. E, para ter um negócio em pleno funcionamento, a organização do ambiente de trabalho é fundamental em todas as pontas do hotel.
O setor de reservas é o primeiro contato que o seu hotel terá com o futuro hospede. Ele tem o dever de dar o primeiro “encantamento” aos seus hóspedes.
Neste artigo vamos conferir o que é um setor de reservas, suas funções e as principais qualidades de um profissional. Acompanhe!
Pra começar, o que é um setor de reservas?
O setor de reservas é o responsável por acolher todas as solicitações de hospedagem, processá-las e encaminhá-las para a recepção. Para o bom funcionamento do setor, o fluxo de informações entre reservante e hotel deve ser o mais claro possível, para se evitarem problemas no momento da estadia do hóspede.
É fundamental que todo o processo seja documentado e notificado de forma clara para que solicitações dos hóspedes, seja justamente aquilo que o hotel dispõe, em termos de instalações, serviços, datas e tarifas.
Nesta área deve-se sempre manter atualizados os dados sobre disponibilidade de UHs, situação de cadastro e crédito de clientes, além de histórico de hóspedes. Por isso é essencial contar com um bom suporte de dados para que o fluxo de reserva seja rápido e eficiente. Permitindo que os responsáveis possam executar seus trabalhos sem nenhum atraso ou falha nas reservas.
Qual a diferença entre o setor de reservas e recepção no hotel?
Enquanto o setor de reservas tem como objetivo aumentar e gerenciar as reservas garantindo que todas cheguem corretamente para o recepcionista, na recepção tem-se a responsabilidade de receber o hóspede entregar a qualidade máxima do serviço oferecido no momento da venda.
Qual a função do profissional de reservas?
O Departamento de Reservas é responsável pelo recebimento de pedidos de reserva, intendendo a necessidade do cliente e oferecendo a melhor opção. Eles também atendem com agilidade, ajudando os clientes através de suas estadias com um sorriso no rosto.
O Departamento de Reservas é responsável também na distribuição das reservas, comunicar como possíveis mudanças para evitar oportunidades de perder nenhuma reserva, comunicar sobre possíveis mudanças nas reservas e analise a fim de encontrar padrões que sugiram melhorias no processo.
Manter o Mapa de Reservas sempre atualizado e organizado que precisa saber onde uma pessoa está hospedada facilmente acessar.
O que é a central de reservas?
A central de reservas é feita por meio de um software que atualiza e mantém as informações em tempo real da ocupação do hotel, além de informar as tarifas de serviços e os tipos de quartos. Ela funciona como uma gestão de reservas em um sistema, automatizando os processos e tornando, tanto a vida do hoteleiro, quanto a dos hóspedes, muito mais fácil. Isso vale para os hotéis tradicionais, que oferecem apenas serviços de quarto, e também para as pousadas, que oferecem quartos e camping em espaços exclusivos.
A central de reserva também tornará a vida dos funcionários responsáveis pelas reservas e pelo acompanhamento de hóspedes mais fácil de gerenciar: uma vez que o sistema aponta todos os quartos ocupados, valores e serviços contratados, fica também mais fácil ajustar quando os próximos hóspedes interessados poderão agendar quartos no local.
É muito importante também ter em mente que o site do seu hotel é a vitrine principal do seu negócio para os clientes – ainda que o seu hotel esteja em sites de metabuscadores, como Booking, por exemplo, o site do seu próprio negócio deve estar em funcionamento, com um design amigável ao usuário. Ou seja, integrando o seu negócio à tecnologia, você estará adaptando o seu hotel ao mundo tecnológico e atraindo mais clientes na vitrine virtual.
Como a tecnologia auxilia no setor de reservas?
A tecnologia tem sido uma grande força para ajudar a indústria hoteleira a acompanhar seu ambiente em constante mudança. Novas ferramentas de processos desenvolvidos para otimizar a comunicação e os processos internos e externos da hotelaria.
Entre essas novas ferramentas, destaca-se o sistema de gestão de reservas. Seu uso contribui para:
O controle mais rígido das informações;
A realização de alertas para reconfirmação;
Uma produção de gestão de estatísticas que pode ser feita para otimizar a gestão das reservas.