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Check-in online no hotel: entenda a importância desse processo na gestão hoteleira!

Com a melhoria da saúde pública, as pessoas estão voltando a viajar. Isso é ótima notícia para quem trabalha na hoteleira e no turismo! No entanto, o momento ainda exige cautela, já que os clientes precisam se sentir seguros na viagem e na estadia. É exatamente nesse aspecto que um sistema de check-out e check-in online no hotel vai fazer a diferença.

Pensando na relevância atual desse assunto, criamos este artigo para te explicar tudo de forma atenciosa. Mas já adiantando parte da nossa conversa, saiba que a boa experiência do hóspede é questão de sobrevivência para qualquer hotel ou pousada. E, para suprir as expectativas dele, é imprescindível contar com tecnologias que facilitem os processos.

Então, se você deseja investir em melhorias na gestão hoteleira e garantir seu espaço nesse mercado nos próximos anos, precisa conferir o texto até o final. Continue a leitura!

Qual a importância da experiência do hóspede?

Falar em experiência do hóspede é falar nas sensações e percepções que ele tem durante todos os pontos de contato com o hotel ou a pousada. Para visualizar melhor a definição, analise todos os passos que a pessoa precisa dar quando decide o destino da viagem. Alguns possíveis podem ser:

  • pesquisar os bairros. Por exemplo: qual deles atenderia melhor às necessidades? Será que a pessoa prefere um local nobre e seguro, ainda que distante do centro? Ou, no caso dela, é melhor um bairro que fique mais próximo de tudo? Mesmo que o seu hotel não fique no local de preferência dela, ele pode ser consultado;
  • analisar e comparar os hotéis e pousadas próximos. A pessoa pode se fazer perguntas do tipo: em qual terei mais conforto? Será que o mais barato realmente vale a pena?
  • verificar se existem avaliações de outros hóspedes. Nesse momento, a pessoa observa as opiniões relacionadas às experiências alheias. Se houver muitas avaliações negativas, pode desistir do local;
  • entrar em contato com o hotel e fazer a reserva. Aqui, ela escolhe o canal que preferir. Por exemplo: telefone, WhatsApp, e-mail;
  • no dia marcado, chegar ao local e fazer check-in;
  • durante a estadia, observar os detalhes que mais importam para ela. Por exemplo: comodidade, conforto, limpeza, segurança, praticidade;
  • ao ir embora, analisar todos os processos envolvidos: celeridade no check-out e gentileza dos funcionários.

Podem existir outros passos, claro. No entanto, a mensagem que queremos passar aqui é: todos os momentos — antes, durante e após a estadia — fazem parte da percepção do seu hóspede. Por isso, melhorar quaisquer dos processos faz diferença na experiência. Assim, inserir o procedimento de check-out e check-in online no hotel dará muitos pontos positivos.

Como a experiência do hóspede se relaciona com o check-out e o check-in online no hotel?

O check-in online é uma modalidade moderna e cresce cada vez mais na rede hoteleira. A ideia é possibilitar ao hóspede dar entrada na estadia com a maior facilidade possível.

Ainda explicaremos o passo a passo do check-in online lá na frente, mas, de forma resumida, o cliente recebe uma mensagem via e-mail ou WhatsApp. Onde ele estiver, preenche os dados e confirma a estadia. 

Isso agiliza o processo de entrada — assim também como o de saída — e descarta aquela burocracia de precisar aguardar longos minutos no balcão da recepção. Tendo em mente que boa parte dos viajantes chegam cansados e desejando uma acomodação, eliminar esse processo da espera já começa a proporcionar percepções positivas, mesmo antes de entrarem no quarto. 

O processo de check-out é semelhante, não necessitando que o hóspede aguarde muito tempo antes de ir embora. Isso também faz diferença, pois poucos minutos no aguardo já são capazes de prejudicar a viagem, pelo risco de fazer a pessoa perder o voo.

Como proporcionar ao hóspede boas experiências, então?

Já que a experiência do hóspede precisa ser incrível, como fazer com que ele tenha as melhores percepções possíveis? Acompanhe nossas dicas!

Evite filas e burocracias

Hoje, com a tecnologia fazendo cada vez mais parte do dia a dia dos consumidores, todos percebem os prós de contar com processos e aplicações que diminuam burocracias e tempo de espera. 

Os aplicativos de banco, as entregas de comida e as compras online são bons exemplos nesse sentido. Assim, não importa o nicho: o cliente quer conforto, bom tratamento, qualidade e resolver o seu problema de forma prática.

Invista no treinamento dos funcionários

Os recepcionistas de demais funcionários de um estabelecimento têm um grande impacto na experiência do cliente. No caso de hotel e pousada, eles precisam ajudar a proporcionar ao hóspede a melhor estadia possível. Isso envolve, entre outros detalhes: limpeza do quarto e dos corredores, trocas adequadas de roupa de cama e toalha, simpatia e eficiência nos atendimentos.

Tenha canais que facilitem a comunicação

Uma das situações mais frustrantes para o hóspede é precisar entrar em contato com o hotel e não conseguir. Por isso, é necessário facilitar esse processo de comunicação, disponibilizando vários canais para que ele escolha o mais apropriado. Algumas possibilidades são WhatsApp, redes sociais, telefone, e-mail e chat online no site.

Entenda o que ele quer

Afinal, como agradar alguém se não soubermos o que essa pessoa precisa deseja? Assim, é preciso conhecer bem o perfil dos seus hóspedes, de modo a compreender, por exemplo, a maneira como desejam ser tratados, como podem se sentir mais bem acomodados e de que forma os funcionários podem atendê-los.

Realize pesquisas de satisfação

As pesquisas de satisfação são alguns dos principais meios para você conhecer melhor seus hóspedes, saber a percepção deles sobre a estadia, descobrir se passaram por algum desgosto e, a partir disso, ter a possibilidade de mudar processos, tornando-os melhores.

Não deixe uma reclamação sem resolução

Ao vender produtos e serviços, sabemos ser difícil agradar 100% das vezes. No entanto, isso não deve ser motivo para descuidar de reclamações ou problemas que surgirem. Caso um hóspede demonstre insatisfação em algum aspecto, tente entender a razão de sentir dessa forma e procure reverter essa experiência.

Customize cada estadia

No hotel ou na pousada, você recebe pessoas de diversos locais e que estão ali para diferentes objetivos. Se você entender melhor quem é aquele hóspede, poderá proporcionar estadia e serviços alinhados às necessidades. 

Alguns clientes precisarão de dicas de alimentação por perto, outros darão preferência a usar aplicativos de entrega, enquanto alguns se sentirão mais satisfeitos se obtiverem orientação em relação a trajetos e uso de transportes públicos, por exemplo. 

Tendo informações básicas sobre os hóspedes, que podem ser coletadas na hora do check-in online no hotel, você consegue se preparar para customizar o seu serviço. 

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Quais as vantagens do checkout e do check in online no hotel?

Possibilitar o check-out e o check-in online no hotel é importante, como você percebeu. Mas saiba que o tipo de sistema usado nesses procedimentos também faz diferença! 

Você encontrará várias opções no mercado, porém não são todas iguais. O software da Silbeck, o Smart Check-In, é criado por especialistas em tecnologia e que entendem gestão hoteleira. Assim, além de moderno e funcional, foca na experiência do hóspede. 

Confira mais detalhes sobre as vantagens da Silbeck no check-out e check-in online do hotel!

Agilidade no atendimento

Smart Check-In automatiza processos, especialmente aqueles considerados mais cansativos para o hóspede. As fichas de cadastro já são realizadas antes mesmo da chegada ao hotel. Além disso, ele não precisa repetir a mesma informações várias vezes, nem aguardar em filas. 

Sabendo que todo mundo ainda precisa evitar aglomerações, ainda mais em ambientes fechados, esse detalhe é essencial para proporcionar confiança e cativá-lo logo no começo.

No entanto, mesmo após não haver mais necessidade de seguir os protocolos de saúde, saiba que a agilidade no atendimento e nos serviços sempre será um aspecto valorizado por qualquer cliente. Logo, em qualquer cenário, você só terá a ganhar.

Centralização de informações

O sistema de check-out e check-in online do hotel solicita algumas informações dos hóspedes. Isso facilita ao hotel ou à pousada centralizar dados importantes. Juntamente com a pesquisa de satisfação, que poderá ser realizada após o check-out, é uma ótima forma de conhecer mais profundamente os clientes, ampliando as possibilidades de entender as preferências deles. 

Com o tempo, é possível personalizar ainda mais a jornada do hóspede, o que ajudará a aumentar a fidelização e atrair novos clientes.

Melhoria da reputação do hotel no mercado

Não adianta fugir! Hoje, com o aumento de opções, o cliente não quer perder tempo (e dinheiro) com estabelecimentos que não entregam qualidade e tudo o que foi prometido nos serviços. Aliás, dependendo do quão negativa foi a experiência, é possível que ele faça reclamações na internet e alerte seus conhecidos para evitar determinada marca.

Assim, é necessário adequar-se às demandas do mercado, sempre tentando satisfazer o hóspede e, ainda, propiciando mais vantagens que a concorrência. Afinal, são elas que fazem o consumidor dar preferência ao seu hotel, em vez de outros.

Ao ter mais informações a respeito dos seus clientes e, a partir disso, melhorar a jornada de experiência dele, a reputação do hotel também melhora.

Possibilidade de aumentar estratégias de vendas

Da mesma forma que outros nichos (como lojas online e clínicas de saúde) estão aproveitando a oportunidade de ferramentas de tecnologia para aumentar as estratégias de marketing e vendas, hotéis e pousadas também precisam fazer isso.

Ao conhecer melhor as necessidades dos hóspedes, entender o que não gostam e descobrir desejos, também é possível criar táticas de crescimento. Algumas ideias podem ser:

  • programa de fidelidade com descontos progressivos ou obtenção de benefícios (como café da manhã, ingresso a pontos turísticos, traslado para o aeroporto) a cada nova hospedagem;
  • abatimento no valor de futuras estadias ao indicar o hotel a amigos, o que é uma forma de estimular o marketing de recomendação;
  • alterações nos quartos de modo a proporcionar mais conforto (por exemplo: será que ter um pequeno frigobar faria muita diferença? Ou será que esse perfil de hóspedes não se importa muito com isso);
  • mudanças no cardápio do café da manhã, seguindo os interesses dos hóspedes (por exemplo: será que gostam de opções leves e saudáveis? Ou preferem algo no estilo brunch?);  
  • todas as informações coletadas pelo sistema de check-in online no hotel, inclusive as que respondem às perguntas dos tópicos anteriores, podem servir para o marketing digital do hotel: criar anúncios online, fazer conteúdos para redes sociais, descobrir os melhores gatilhos mentais e segmentar melhor os consumidores.

Aumento na segurança

segurança do hóspede aqui se refere tanto a evitar filas e aglomerações na entrada do hotel e da pousada quanto a garantir proteção aos dados deles e do próprio estabelecimento, de acordo com os critérios da LGPD.

A solução da Silbeck de check-out e check-in online no hotel proporciona segurança nesse sentido também, evitando fraudes, roubos de dados e exposições indevidas. Isso tudo é fundamental para garantir sua credibilidade e diminuir as chances de futuros danos à imagem da marca. 

Navegação amigável

Além de tudo, o Smart Check-In da Silbeck conta com um sistema intuitivo e responsivo. O hóspede pode acessá-lo por qualquer dispositivo, sem presença de falhas ou de problemas. Os funcionários não terão complicações ao precisar verificar alguma informação ou confirmar um cadastro.  

Como funciona o check in online no hotel com o sistema da Silbeck?

Ele é prático e fácil. Confira:

  • na véspera da reserva, o hóspede recebe mensagem (por WhatsApp ou e-mail) pedindo para que confirme a estadia e faça o check-in online no hotel;
  • no link da mensagem, ele preenche a ficha de cadastro;
  • no dia de dar entrada no hotel, ele recebe a mensagem de boas-vindas;
  • na recepção, ele só precisará escanear um QRCode ou ativar a geolocalização.

Para o hotel, o programa pode ser acessado pelo próprio sistema de gestão hoteleira, permitindo um controle completo do fluxo de hospedagem, podendo agilizar a arrumação do quarto e viabilizando ao gestor acompanhar tudo mesmo de longe.

Enfim, adotar o check-out e o check-in online no hotel precisa fazer parte dos investimentos de quem deseja ver o estabelecimento crescer e se destacar no mercado. Tenha em mente a necessidade de garantir sempre boas experiências aos hóspedes, pois esse é o passo fundamental para conquistar espaço nesse mercado competitivo.

Gostou de ficar por dentro da tecnologia de check-out e check-in online no hotel? Então, conheça o sistema da Silbeck e saiba como podemos te ajudar a ter mais sucesso!